企業(yè)電子文檔管理有哪些方法？

來(lái)源：超時(shí)代軟件     更新時(shí)間：2019年01月15日 18:44:40

　　互聯(lián)網(wǎng)飛速的同時(shí)，隨之而來(lái)的是一系列信息安全問(wèn)題，對(duì)信息安全防護(hù)意識(shí)的缺失導(dǎo)致機(jī)密信息的泄露，安全漏洞信息保護(hù)能力匱乏讓不少企業(yè)都栽了跟頭。找到了問(wèn)題的所在，事情就解決了一大半。
 

　　本文針對(duì)電子文檔管理問(wèn)題給出的一點(diǎn)建議：
 

　　一、加強(qiáng)企業(yè)電子文檔的收集與整理工作
 

　　對(duì)于電子文檔管理來(lái)講，收集工作是最基本的。電子文檔的特性不同于以往的紙質(zhì)文件，在收集的范圍、渠道、方法上都與紙質(zhì)文件存在著差異。比如草稿文件，由于其不具備正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情況下是不進(jìn)行保留的。而電子文檔相對(duì)于紙質(zhì)文件相關(guān)的一些草稿文件進(jìn)行收集、整理和保存。
 

　　二、加強(qiáng)電子文檔的歸檔工作
 

　　電子文檔的歸檔管理工作，注意電子文檔的歸檔時(shí)間，一般以一個(gè)年度為一個(gè)周期和時(shí)限保存，將電子文檔的最終成稿刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，以便日后進(jìn)行反復(fù)查閱和試用。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文檔，宜采用備份的方法，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文檔存放在同一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。
 

　　三、加強(qiáng)電子文檔的辨別、審核工作
 

　　電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有相同的法律效力。因此，要制定詳細(xì)的工作制度，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的定期核對(duì)、辨別和審核工作。主要是審核電子文檔的內(nèi)容是否完整，文檔形成的過(guò)程是否合規(guī)，是否符合歸檔和存儲(chǔ)的要求等。
 

　　四、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理。
 

　　做好電子文檔的管理工作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件管理也是重要一環(huán)。例如，創(chuàng)新電子文檔的存儲(chǔ)手段，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，且盡量采用光盤(pán)刻錄的保存方式，而且要確保是“雙重備份”。還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全漏洞進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)升級(jí)殺毒軟件。另外，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備也要達(dá)到一定的環(huán)境要求，溫度要保持在18~20度之間，相對(duì)濕度要達(dá)到35%~40%之間，不斷加強(qiáng)防磁設(shè)備的完善和維護(hù)工作，從而保證電子文檔信息數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
 

　　若你覺(jué)得以上程序繁瑣復(fù)雜，你也可以選擇軟件輔助管理，例如超時(shí)代文檔管理系統(tǒng)-共享文件夾加密專(zhuān)家禁止刪除復(fù)制共享文件，是一款專(zhuān)用于企業(yè)共享文件的安全管理軟件，為公司局域網(wǎng)共享文件提供加密保護(hù)。軟件提供了權(quán)限設(shè)置功能，為每個(gè)用戶(hù)分配不同的權(quán)限——文件既能共享又能防止外泄，是企業(yè)共享文件安全管理的選擇。